Pensar em hotel ou resort, é pensar em férias, viagem, feriado e diversão. Porém, para quem trabalha no setor, altas temporadas são sinônimo de muito trabalho. Os responsáveis pela gestão orçamentária do ramo hoteleiro enfrentam grandes desafios para manterem o controle orçamentário da empresa, visto que trabalham com a sazonalidade e sofrem diretamente o impacto das variações econômicas que o país sofre.

Contudo, o mercado tem oferecido boas soluções em tecnologia para que os gestores otimizem a administração de hotéis e resorts, conservando a saúde financeira da empresa, mesmo em um período de crise. Entenda como empresas do segmento hoteleiro estão otimizando a sua gestão financeira e driblando a crise.

Planejamento orçamentário minucioso

Planejar é essencial e isso as empresas sabem. Acontece que, muitas vezes, fatores importantes passam despercebidos pelo responsável pelo planejamento financeiro e, com isso, causam um impacto negativo no fluxo de caixa. Ao estabelecer o orçamento anual, o gestor deve levar em consideração as despesas fixas da instituição, como também os impostos, inflação, variações de moeda e tudo que pode vir a afetar as finanças de alguma forma.

Hotéis e resorts costumam trabalhar com fornecedores de alimentos, produtos de higiene e limpeza, vestuário, assim como manutenção de equipamentos, mão de obra própria e terceirizada, entre outras variantes. Portanto, o gestor financeiro precisa ser minucioso no detalhamento de despesas e custos no planejamento orçamentário para que nada fuja do estabelecido.

Representatividade das receitas

No segmento hoteleiro, também é comum ter diversidade de setores e serviços. Há empresas que além de diárias, oferecem serviço de quarto e lavanderia, restaurante, passeios, spa, quiosques, entre outros. Muitas vezes, quem gerencia as finanças de hotéis e resorts, encontra dificuldades para mensurar com precisão a receita de todos os centros de custos por meio de planilhas.

Afinal, com um alto fluxo de informações e a manipulação de dados por várias pessoas, podem acontecer falhas e até mesmo perdas no caso de algum problema técnico com o computador ou sistema. Portanto, muitas empresas estão recorrendo a softwares de gestão orçamentária para auxiliar a gerenciar as finanças da instituição e assim, mensurar mais assertivamente as receitas oriundas de cada centro de custo.

Projeção de despesas de RH

Como nesse tipo de segmento a folha de pagamento costuma ser diversificada, é preciso ter atenção redobrada. Há colaboradores que fazem parte do quadro fixo da instituição e aqueles que são temporários de acordo com a sazonalidade. Ainda há os prestadores de serviços, que também devem ser levados em consideração.

Além disso, não é somente a despesa salarial que impacta no fluxo de caixa da empresa. Outros fatores como férias, dissídio coletivo, horas extras, insalubridade, adicional noturno, entre outros encargos que podem parecer pequenos à primeira vista, mas se somados aos meses e ao número de colaboradores, representam uma soma expressiva à folha.

Para não perder o controle das finanças, o planejamento de RH é essencial. O gestor deverá projetar a folha de pagamento, programando todas as despesas e desta forma, ajustar as mesmas ao orçamento anual, analisando ao longo do período se tudo está de acordo com o determinado inicialmente.

Indicadores de desempenho direcionados

Como foi citado anteriormente, hotéis e resorts possuem centros de custo ou unidades de negócio diversificados e, portanto, estes merecem atenção diferenciada. Para mensurar o resultado de cada um, é necessário estabelecer indicadores de desempenho específicos para eles. Assim, o gestor não fica perdido em uma série de informações e dados oriundos desses centros de custos.

Hoje em dia, há ferramentas digitais especificas para determinar os indicadores de desempenho e realizar uma análise de performance, não só desses parâmetros, como também do planejado x realizado.

Relatórios gerenciais são essenciais

A partir da definição do orçamento e do planejamento financeiro, o gestor deverá realizar a análise de performance para mensurar os resultados, metas e indicadores. Além disso, o gestor pode realizar projeção de cenários e fazer ajustes no orçamento por meio de forecasts, caso o realizado não esteja de acordo com o que foi planejado.

Para isso, é necessário ter acesso a relatórios completos, com filtros que proporcionem ao administrador localizar somente as informações prioritárias. Relatórios customizáveis e de fácil usabilidade auxiliam os gestores na hora de mensurar os resultados e apresentá-los à diretoria, assim como na tomada de decisão pelos mesmos.

Use a tecnologia ao seu favor

Atualmente existem boas opções de softwares de gestão orçamentária no mercado. Inclusive, aplicativos com armazenamento na nuvem e diversas funcionalidades para executar todas as ações citadas acima. Além de proporcionar mais assertividade no desenvolvimento do planejamento orçamentário, é possível realizar a análise de performance, planos de ação, projeção de fluxo de caixa e ter acesso às informações por meio de relatórios e gráficos customizáveis.

O AllStrategy Plano é um exemplo de software de gestão financeira, que tem mais de 1000 funcionalidades, com tecnologia na nuvem, backup de alta disponibilidade e com fácil integração com a maioria dos ERPs utilizados. Grandes e médias empresas têm recorrido ao uso dessa ferramenta para controlar as finanças de unidades e centros de custos e ainda otimizar sua gestão.