Aplicada desde o final da década de 90, o Orçamento Matricial de Despesas (OMD) é uma metodologia que tem como objetivo otimizar e equilibrar os custos na gestão orçamentária. Para isso, é preciso também acompanhar de perto os movimentos dentro de cada área da empresa para evitar desvios e, assim, alcançar metas.

Com o orçamento matricial e a sua estrutura de cruzamento de entidades e pacotes, os benefícios da prática propõem um controle efetivo das despesas operacionais da companhia. E, a partir de técnicas, como o monitoramento de tendência, é possível gerar resultados positivos para a gestão.

E tendência, dentro do OMD, são os valores realizados mais o forecast, ou seja a previsão para os próximos meses. Assim, é possível analisar se ao final do período as metas serão atingidas ou se será necessário elaborar planos de ação para correção dos números.

Monitorar tendências para otimizar recursos

O OMD traz várias vantagens à gestão empresarial e, com o acompanhamento constante, torna-se possível obter melhores respostas. Para aprimorar de fato os processos internos, os gestores precisam estar atentos às mudanças no cenário e estabelecer estratégias para contornar os imprevistos.

Ao elaborar planos de ação para apoiar o planejamento estratégico, é o momento de analisar a performance do forecast do orçamento matricial. É a partir dos impactos causados no orçamento que se pode medir sua efetividade, mostrar se os objetivos do planejamento foram ou serão alcançados. Há, ainda, outros pontos essenciais para o monitoramento:

Comparação histórica

A análise de tendência permite levantar dados de planejamentos anteriores, de forma a entender se existem determinados padrões de gastos que possam levar ao desvio do planejamento orçamentário.

Observar práticas passadas traz insights valiosos para a gestão atual; acompanhar as tendências pode prevenir que a empresa seja pega de surpresa com recursos insuficientes para alcançar as metas propostas.

Projeções

As projeções preparam a gestão orçamentária para evitar que os gastos excedam ao que foi planejado. Assim, os planos de ação têm papel fundamental para garantir que os valores sejam corrigidos, de forma a não prejudicar os esforços dedicados ao planejamento estratégico da instituição.

Com o detalhamento de despesas proposto pelo orçamento matricial, os planos de ação terão estratégias mais assertivas para o processo de tomada de decisão. O acompanhamento constante do orçamento deve identificar pontos de melhoria e os ajustes são feitos antes que impactem negativamente a saúde financeira da organização.

Uma das principais premissas do Orçamento Matricial de Despesas é supervisionar gastos de forma que os mesmos estejam descritos em todas as fases do orçamento. Por isso, é importante que o monitoramento seja elaborado através de recursos que possam potencializar o trabalho da gestão.

Nesse sentido, já existem ferramentas que aumentam a produtividade das equipes e otimizam o preenchimento dessa etapa, como um software de planejamento orçamentário. Também já existem opções que facilitam o acompanhamento de tendências e permitem analisar a performance dos pacotes de contas.

Seja qual for o mecanismo, é importante ela conte com o módulo de OMD para apoiar a sua gestão e complementar o orçamento matricial da empresa.